Cara Generate BIB

Pendahuluan & Tujuan

Panduan ini menjelaskan cara membuat nomor BIB peserta secara otomatis dari halaman Daftar Peserta di Dashboard Organizer.

Tujuannya agar setiap peserta punya nomor unik yang konsisten untuk kebutuhan check-in, pembagian racepack, marshal lapangan, dan upload hasil lomba.

> Note: Lakukan generate BIB saat data peserta sudah relatif final, agar tidak sering ganti nomor.

1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)

Buka menu Daftar Peserta untuk event yang ingin diproses.
Pastikan status pembayaran dan data peserta sudah benar.
Atur filter jika Anda ingin cek kelompok tertentu (mis. per kategori).
Klik tombol Generate BIB.
Verifikasi kolom nomor BIB di tabel peserta.
Export data peserta untuk dibagikan ke tim operasional.
Jika ada kesalahan besar, klik Reset BIB lalu generate ulang sekali lagi.

2. Masuk ke Halaman Generate BIB

Login sebagai Organizer.
Buka Dashboard Organizer.
Pilih organisasi yang sesuai.
Masuk ke menu Daftar Peserta pada event yang ingin diproses.
Pastikan Anda berada di event yang benar sebelum klik Generate BIB.

> Note: Kesalahan paling sering adalah generate BIB di event yang berbeda karena tab browser terlalu banyak.

3. Persiapan Sebelum Klik Generate BIB

Sebelum menomori peserta, cek hal berikut:

Data peserta tidak duplikat.
Kategori event sudah final (mis. 5K, 10K, Half Marathon).
Perubahan besar pendaftaran sudah selesai.
Tim racepack sudah tahu format nomor BIB yang akan dipakai.

Dampak kalau persiapan dilewati

Nomor peserta bisa berubah-ubah di tengah operasional.
Daftar cetak BIB, racepack, dan check-in bisa tidak sinkron.
Risiko salah serah racepack meningkat.

4. Bedah Tombol & Aksi di Halaman Daftar Peserta

Berikut tombol yang paling terkait dengan proses BIB:

Generate BIB
Fungsi: membuat nomor BIB otomatis untuk peserta yang memenuhi syarat.
Kapan dipakai: saat data peserta sudah siap diproses operasional.

Reset BIB
Fungsi: menghapus/mengosongkan hasil penomoran BIB agar bisa generate ulang.
Kapan dipakai: hanya jika ada kesalahan struktur penomoran yang signifikan.

Export / Download Data Peserta
Fungsi: mengunduh data peserta (termasuk nomor BIB) untuk tim lapangan, vendor printing, dan tim check-in.
Kapan dipakai: setelah hasil BIB sudah final.

Filter & Pencarian Peserta
Fungsi: membantu audit cepat berdasarkan kategori, status pembayaran, atau keyword.
Kapan dipakai: sebelum dan sesudah generate untuk validasi.

5. Dampak Opsi (Impact Analysis)

Saat klik Generate BIB

Sistem memberikan nomor BIB ke peserta secara otomatis.
Nomor ini akan menjadi referensi utama di proses lapangan.
Data BIB ikut terbawa saat diexport.

Saat klik Reset BIB

Nomor BIB yang sudah ada akan dihapus/dikosongkan.
Jika sudah telanjur dicetak di jersey/stiker/amplop racepack, tim harus sinkronisasi ulang.
Potensi salah identitas peserta meningkat jika reset dilakukan mendekati hari-H.

Saat langsung Export tanpa validasi

File bisa berisi BIB yang belum final.
Risiko revisi ulang ke vendor meningkat.

6. Kapan Harus Generate Ulang?

Lakukan generate ulang hanya jika:

Ada perubahan struktur peserta yang besar.
Terjadi kesalahan mapping nomor yang memengaruhi banyak peserta.
Ada keputusan teknis dari race director untuk skema penomoran baru.

Hindari generate ulang jika:

Event sudah masuk fase distribusi racepack.
Nomor BIB sudah dikirim ke tim announcer/timing system.

7. Checklist Final Setelah Generate BIB

Kolom BIB terisi di daftar peserta.
Tidak ada peserta aktif yang kosong nomor BIB.
Nomor BIB tidak duplikat.
File export terbaru sudah dibagikan ke tim terkait.
Tim lapangan (check-in/racepack/timing) sudah konfirmasi pakai versi terbaru.

8. Pro Tips

Lakukan generate BIB setelah cut-off verifikasi data peserta.
Simpan satu versi file export bernama jelas, misalnya BIB-FINAL-EVENT-NAME-TANGGAL.
Jika terpaksa reset, umumkan ke semua PIC operasional pada hari yang sama.
Hindari reset BIB di H-1/Hari-H kecuali benar-benar darurat.

> Pro Tip: Jadikan status “BIB Final” sebagai checkpoint wajib sebelum proses cetak dan packing racepack dimulai.

Cara Generate BIB