Membuat Event Hybrid

Pendahuluan & Tujuan

Panduan ini menjelaskan cara membuat event tipe Hybrid dari awal sampai siap dijual. Event hybrid menggabungkan pengalaman offline (onsite) dan virtual (progres jarak) dalam satu event, sehingga pengaturannya harus lebih rapi dibanding event tunggal.

> Note: Panduan ini berlaku untuk halaman Edit Event di Dashboard Organizer.

1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)

Isi tab Informasi Dasar Acara, lalu klik tombol Simpan Perubahan.
Isi tab Pendaftaran & Data, lalu klik tombol Simpan Pengaturan.
Isi tab Kategori Event, lalu klik tombol Tambah atau Update kategori.
(Opsional) Isi Add-ons, lalu simpan add-on.
Isi tab FAQ.
Isi tab Sponsor.
Set Status Event ke Published kalau siap jual.

2. Tab Informasi Dasar Acara

Ini pondasi event hybrid. Jika jadwal onsite dan virtual tidak sinkron, peserta bisa bingung dan operasional jadi berisiko.

Field & opsi yang tersedia

Nama Acara (wajib): judul event di halaman publik.
Tagline Acara: kalimat promosi singkat.
Tipe Event (wajib):
Offline
Virtual
Hybrid
Penyelenggara (wajib): organisasi pemilik event.
Upload gambar (karena bukan virtual murni):
Gambar Utama
Gambar Rute
Gambar Racepack
Deskripsi Acara: informasi detail aturan onsite + virtual.
Jenis Olahraga (wajib): kategori olahraga event.
Tanggal & Waktu Acara: jadwal race onsite.
Mulai Virtual, Selesai Virtual: periode challenge virtual.
Pendaftaran Dibuka, Pendaftaran Ditutup: periode transaksi pendaftaran.
Status Event:
Pending
Published
Completed
Lokasi (karena ada komponen onsite):
Provinsi
Kota/Kabupaten

Dampak opsi penting (khusus Hybrid)

Saat Tipe Event = Hybrid:
Bagian onsite dan virtual aktif bersamaan.
Peserta bisa masuk alur sesuai kategori yang dipilih.
Jika Status Event = Published:
Event tampil di listing publik.
Pendaftaran aktif sesuai periode pendaftaran.
Jika jadwal onsite dan virtual tidak konsisten:
Risiko pertanyaan peserta meningkat dan alur validasi finish jadi membingungkan.

3. Tab Pendaftaran & Data

Bagian ini menentukan data yang harus diisi peserta saat registrasi.

Komponen utama

Aturan Kolektif
Toggle Pendaftaran Kolektif.
Input Maks Peserta / Akun.
Untuk hybrid, fitur ini biasanya aktif jika mekanik event mendukung pendaftaran tim/rombongan.

Preset Data Peserta
Tiap field punya:
Toggle Aktif
Toggle Wajib
Untuk field tipe pilihan, isi opsi jawaban dipisah koma.

Custom Field Manual
Tombol Tambah Field.
Di setiap field, Anda bisa mengatur:
Nama Pertanyaan
Jenis Jawaban (Teks, Angka, Pilihan, Tanggal)
Wajib Diisi
Daftar Pilihan (khusus jenis Pilihan)
Tombol Hapus

Dampak

Field aktif + wajib tampil sebagai syarat saat peserta daftar.
Field tambahan yang relevan (mis. ukuran jersey, pengalaman lomba) membantu operasional.
Terlalu banyak field wajib bisa menurunkan konversi pendaftaran.

4. Tab Kategori Event

Ini bagian paling kritikal di hybrid karena menentukan peserta masuk jalur offline, virtual, atau keduanya.

Field inti kategori

Nama Kategori (wajib): contoh 5K Onsite, 10K Virtual, Duathlon Hybrid.
Harga (IDR) (wajib).
Kuota (opsional).
Jarak (KM) (untuk olahraga berbasis jarak).
Peserta mendapatkan Jersey?.
Deskripsi kategori.

Mode partisipasi

Izinkan Offline
Izinkan Virtual

Untuk event hybrid:

Anda bisa mengaktifkan keduanya pada kategori tertentu.
Anda juga bisa membuat kategori khusus hanya offline atau hanya virtual.

Logistik kategori

Untuk kategori yang melibatkan virtual/finisher benefit, atur logistik berikut:

Izinkan Ambil di Tempat (Pickup)
Izinkan Pengiriman Kurir (Shipping)
Mendapatkan Racepack (Jersey/Bib/dll)
Mendapatkan Medali Finisher
Kebijakan Pengiriman:
Ambil di Tempat / Tanpa Pengiriman
Kirim Sekaligus (Setelah Event)
Kirim Terpisah (Racepack di Awal, Medali di Akhir)
Estimasi Berat Racepack (Gram)
Estimasi Berat Medali (Gram)
Biaya Ongkir Sudah Termasuk Harga Tiket (Gratis Ongkir)

Early Bird

Toggle Aktifkan Harga Early Bird?
Harga Early Bird
Kuota Early Bird
Tanggal Berakhir

Tombol

Tambah / Update kategori.
Batal saat edit.
Daftar kategori yang sudah dibuat punya:
Edit
Hapus

Dampak opsi

Kombinasi mode partisipasi menentukan jalur peserta di halaman pendaftaran.
Jarak (KM) memengaruhi perhitungan finish peserta virtual.
Kuota (opsional) membatasi slot checkout per kategori.
Kebijakan Pengiriman: Kirim Terpisah berpotensi membuat biaya kirim 2x.
Gratis Ongkir aktif berarti peserta tidak dibebani ongkir tambahan saat checkout.

5. Tab Add-ons (Opsional, tapi penting revenue)

Tab ini untuk item tambahan di luar tiket:

Nama Item
Harga Tambahan (IDR)
(biasanya juga ada pengaturan kuota/stok di bagian lanjutan form)

Dampak

Menambah nilai transaksi rata-rata peserta.
Perlu sinkron stok dengan tim operasional.

6. Tab FAQ

Tab ini dipakai untuk menjawab pertanyaan umum peserta hybrid.

Yang perlu diisi

Pertanyaan (contoh: “Apakah peserta onsite juga boleh submit virtual?”)
Jawaban resmi penyelenggara

Dampak

FAQ tampil di halaman event publik.
Mengurangi pertanyaan berulang ke admin/CS.

> Pro Tip: FAQ hybrid sebaiknya mencakup perbedaan aturan onsite vs virtual, batas waktu submit, dan ketentuan medali finisher.

Tab ini dipakai untuk menampilkan partner/sponsor event di halaman publik.

Yang perlu diisi

Nama sponsor
Logo sponsor
(opsional) URL website/landing sponsor
Urutan atau prioritas penampilan (jika tersedia)

Dampak

Sponsor tampil di halaman event dan meningkatkan value komersial.
Memudahkan pemenuhan deliverable kerja sama brand.

8. Checklist Final Sebelum Publish (Hybrid)

Tipe Event = Hybrid.
Tanggal & Waktu Acara (onsite) sudah benar.
Mulai Virtual dan Selesai Virtual sudah benar.
Pendaftaran Dibuka / Pendaftaran Ditutup valid.
Minimal 1 kategori aktif + harga + kuota siap.
Mode partisipasi tiap kategori (Offline/Virtual) sudah sesuai skenario.
Jarak (KM) sudah diisi untuk kategori virtual berbasis jarak.
Pengaturan logistik sesuai benefit kategori.
FAQ sudah terisi.
Sponsor utama sudah ditampilkan.
Status diubah ke Published.

9. Pro Tips

Buat penamaan kategori yang eksplisit, misalnya “10K Onsite” vs “10K Virtual”.
Uji alur dummy untuk dua skenario: peserta onsite dan peserta virtual.
Pastikan copywriting di deskripsi menjelaskan hak dan kewajiban masing-masing mode.
Kunci struktur kategori sebelum push campaign besar untuk menghindari perubahan operasional mendadak.

Membuat Event Hybrid