Download Data Peserta
Pendahuluan & Tujuan
Panduan ini menjelaskan cara mengunduh data peserta dari menu Daftar Peserta untuk kebutuhan operasional event.
File ini biasanya dipakai untuk produksi racepack/jersey, koordinasi panitia, validasi BIB, dan laporan administrasi.
> Note: Selalu cek filter aktif sebelum mengunduh file, karena filter memengaruhi isi data export.
1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)
- Masuk ke menu Daftar Peserta pada event yang benar.
- Tentukan kebutuhan export: produksi, check-in, atau audit.
- Atur filter data (mis. kategori dan status pembayaran).
- Klik tombol Export / Download Data Peserta.
- Unduh file hasil export.
- Validasi kolom penting: nama, kategori, nomor BIB, status pembayaran.
- Bagikan file ke tim terkait sesuai kebutuhan operasional.
2. Masuk ke Halaman Download Data Peserta
- Login sebagai Organizer.
- Buka Dashboard Organizer.
- Pilih organisasi yang sesuai.
- Masuk ke menu Daftar Peserta di event yang ingin diproses.
- Pastikan nama event di halaman sudah benar sebelum export.
3. Bedah Form & Tombol (Deep Dive)
Berikut komponen yang paling sering dipakai saat export data:
- Filter Kategori
- Fungsi: menampilkan peserta berdasarkan kategori tertentu (mis. 5K, 10K).
- Dampak: file export hanya berisi peserta dari kategori yang dipilih.
- Filter Status Pembayaran
- Fungsi: menyaring peserta berdasarkan status pembayaran.
- Umumnya dipakai untuk membedakan peserta yang sudah lunas dan belum lunas.
- Pencarian Peserta
- Fungsi: mencari peserta spesifik untuk pengecekan cepat sebelum export.
- Export / Download Data Peserta
- Fungsi: mengunduh data peserta sesuai filter yang sedang aktif.
- Saran: lakukan export terpisah untuk tiap kebutuhan agar tidak tercampur.
4. Dampak Opsi (Impact Analysis)
Jika filter kategori aktif
- File lebih fokus dan mudah dipakai tim per kategori.
- Mengurangi risiko salah produksi racepack antar kategori.
Jika filter status pembayaran = “Sudah Bayar”
- File cocok untuk produksi racepack dan kebutuhan race day.
- Menghindari peserta belum lunas ikut diproses operasional.
Jika export tanpa filter
- File berisi data campuran (lebih banyak noise).
- Cocok untuk audit, kurang ideal untuk eksekusi lapangan.
Jika tidak validasi setelah download
- Risiko data tidak lengkap/duplikat baru diketahui terlambat.
- Tim lapangan bisa pakai file yang salah versi.
5. Rekomendasi Format Export Sesuai Kebutuhan
- Untuk Produksi Racepack/Jersey
- Gunakan status pembayaran Sudah Bayar.
- Pisahkan per kategori bila jumlah peserta besar.
- Untuk Tim Check-in Hari-H
- Gunakan file terbaru dengan nomor BIB final.
- Pastikan kolom identitas peserta mudah dibaca.
- Untuk Audit Administrasi
- Gunakan export tanpa filter atau dengan range filter yang lengkap.
- Simpan sebagai arsip internal.
6. Checklist Final Setelah Download
- File berhasil terunduh tanpa error.
- Nama event dan tanggal file sudah benar.
- Kolom inti (nama, kategori, BIB, status bayar) lengkap.
- File yang dibagikan ke tim adalah versi terbaru.
- Tidak ada peserta “belum bayar” yang ikut file produksi (jika tidak diinginkan).
7. Pro Tips
- Buat penamaan file standar, mis.
peserta-paid-10k-2026-02-21.xlsx. - Pisahkan file berdasarkan tujuan: produksi, check-in, dan audit.
- Jika ada revisi data besar, export ulang dan beri label “FINAL”.
- Simpan salinan file di folder bersama agar semua tim pakai data yang sama.
> Pro Tip: Buat minimal dua file utama: versi Sudah Bayar untuk operasional dan versi Semua Peserta untuk audit.