Membuat Event Offline

Pendahuluan & Tujuan

Panduan ini menjelaskan cara membuat event tipe Offline dari awal sampai siap dijual. Fokus utamanya adalah memastikan setiap tab terisi benar agar halaman publik, pendaftaran peserta, dan operasional lapangan berjalan tanpa kendala.

> Note: Panduan ini berlaku untuk halaman Edit Event di Dashboard Organizer.

1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)

Isi tab Informasi Dasar Acara, lalu klik tombol Simpan Perubahan.
Isi tab Pendaftaran & Data, lalu klik tombol Simpan Pengaturan.
Isi tab Kategori Event, lalu klik tombol Tambah atau Update kategori.
(Opsional) Isi Add-ons, lalu simpan add-on.
Isi tab FAQ.
Isi tab Sponsor.
Set status ke Published kalau siap jual.

2. Tab Informasi Dasar Acara

Ini fondasi event. Kalau salah, halaman publik dan pendaftaran ikut salah.

Field & opsi yang tersedia

Nama Acara (wajib): nama event di halaman publik.
Tagline Acara: sub-judul marketing.
Tipe Event (wajib):
Offline: event fisik.
Virtual: event aktivitas jarak.
Hybrid: gabungan.
Penyelenggara (wajib): organisasi pemilik event.
Upload gambar (untuk non-virtual):
Gambar Utama: banner utama.
Gambar Rute: rute/elevasi.
Gambar Racepack: preview racepack.
Deskripsi Acara: deskripsi detail event (editor rich text).
Jenis Olahraga (wajib): jenis olahraga event.
Tanggal & Waktu Acara (muncul untuk non-virtual): tanggal/waktu race onsite.
Mulai Virtual, Selesai Virtual (muncul untuk non-offline): tidak dipakai untuk offline.
Pendaftaran Dibuka, Pendaftaran Ditutup: periode buka/tutup pendaftaran.
Status Event:
Pending: belum tayang penuh.
Published: tayang dan bisa didaftarkan.
Completed: event selesai.
Lokasi (muncul untuk non-virtual):
Provinsi
Kota/Kabupaten (aktif setelah provinsi dipilih)

Dampak opsi penting (khusus Offline)

Saat Tipe Event = Offline:
Blok konfigurasi virtual tidak muncul.
Event fokus ke Tanggal & Waktu Acara + lokasi fisik.
Jika Status Event = Published:
Event muncul di listing publik.
Pendaftaran mengikuti Pendaftaran Dibuka/Pendaftaran Ditutup.
Lokasi kosong/salah:
Filter kota/provinsi di halaman event jadi tidak akurat.

3. Tab Pendaftaran & Data

Bagian ini menentukan data apa yang diisi peserta saat registrasi.

Komponen utama

Aturan Kolektif
Toggle Pendaftaran Kolektif.
Input Maks Peserta / Akun.
Catatan: untuk event virtual, kolektif dinonaktifkan. Untuk offline, bisa dipakai normal.

Preset Data Peserta
Tiap field punya:
Toggle Aktif
Toggle Wajib
Untuk field tipe select, ada input opsi (dipisah koma).

Custom Field Manual
Tombol Tambah Field.
Di setiap field yang ditambahkan, Anda bisa mengatur:
Nama Pertanyaan (contoh: Ukuran Kaos, Nomor KTP)
Jenis Jawaban:
Teks (jawaban bebas)
Angka (hanya angka)
Pilihan (dropdown)
Tanggal
Wajib Diisi (aktifkan jika peserta harus mengisi field ini)
Daftar Pilihan (khusus jenis Pilihan, isi opsi dipisah koma)
Tombol Hapus untuk menghapus field tersebut

Dampak

Field aktif + wajib muncul sebagai requirement di halaman registrasi peserta.
Terlalu banyak field wajib menurunkan conversion checkout.
Field select tanpa opsi jelas bikin peserta bingung saat isi form.

4. Tab Kategori Event

Bagian paling kritikal untuk harga, kuota, mode partisipasi, dan benefit.

Field inti kategori

Nama Kategori (wajib): nama kategori (mis. 5K, 10K).
Harga (IDR) (wajib): harga normal.
Kuota (opsional): kuota (kosong = unlimited).
Jarak (KM) (muncul bila olahraga berbasis jarak).
Peserta mendapatkan Jersey?: menandakan benefit jersey.
Deskripsi: deskripsi kategori.

Mode partisipasi

Izinkan Offline
Izinkan Virtual

Untuk event offline murni:

Izinkan Offline aktif.
Izinkan Virtual dikunci nonaktif.

Logistik kategori

Di tampilan ini, pengaturan logistik lanjutan akan muncul saat kategori diizinkan untuk mode Virtual.

Jadi untuk event Offline murni, bagian ini biasanya tidak digunakan karena fokusnya pengambilan/pelaksanaan di lokasi.

Jika logistik aktif, opsinya:

Izinkan Ambil di Tempat (Pickup)
Izinkan Pengiriman Kurir (Shipping)
Mendapatkan Racepack (Jersey/Bib/dll)
Mendapatkan Medali Finisher
Kebijakan Pengiriman:
none: pickup/tanpa kirim.
combined: racepack+medali dikirim sekaligus.
split: kirim terpisah (racepack awal, medali akhir).
Estimasi Berat Racepack (Gram), Estimasi Berat Medali (Gram)
Biaya Ongkir Sudah Termasuk Harga Tiket (Gratis Ongkir).

Early Bird

Toggle Aktifkan Harga Early Bird?
Harga Early Bird
Kuota Early Bird
Tanggal Berakhir

Tombol

Tambah / Update kategori.
Batal saat edit.
Daftar kategori yang sudah dibuat punya:
Edit
Hapus

Dampak opsi

Early bird aktif:
Harga peserta berubah sampai kuota/waktu habis.
Kuota (opsional):
Mempengaruhi slot yang bisa checkout.
Peserta mendapatkan Jersey?:
Mempengaruhi kebutuhan produksi dan data ukuran (jika diminta di form).
Kebijakan Pengiriman: Kirim Terpisah (Racepack di Awal, Medali di Akhir):
Sistem menandai potensi ongkir 2x (jika konfigurasi mendukung).

5. Tab Add-ons (Opsional, tapi penting revenue)

Tab ini untuk item tambahan di luar tiket:

Nama Item
Harga Tambahan (IDR)
(biasanya juga ada pengaturan kuota/stok di bagian lanjutan form)

Dampak

Menambah AOV (average order value).
Harus sinkron dengan stok operasional.

6. Tab FAQ

Tab ini dipakai untuk menambahkan pertanyaan dan jawaban umum di halaman event agar peserta tidak perlu chat admin untuk hal dasar.

Yang perlu diisi

Pertanyaan (contoh: “Apakah boleh pindah kategori?”)
Jawaban resmi penyelenggara

Dampak

FAQ tampil di halaman publik event.
Mengurangi pertanyaan berulang ke admin/CS.
Konsistensi jawaban peserta lebih terjaga.

> Pro Tip: Isi minimal 5 FAQ inti: jadwal, refund, racepack, cut-off time, dan aturan podium.

Tab ini dipakai untuk menampilkan partner/sponsor event di halaman publik.

Yang perlu diisi

Nama sponsor
Logo sponsor
(opsional) URL website/landing sponsor
Urutan atau prioritas penampilan (jika tersedia)

Dampak

Logo sponsor tampil di halaman event sehingga meningkatkan value komersial event.
Membantu kewajiban deliverable ke brand sponsor.

> Pro Tip: Gunakan file logo transparan (PNG/WebP) dengan ukuran seragam supaya tampilan sponsor rapi.

8. Checklist Final Sebelum Publish (Offline)

Tipe Event = Offline.
Tanggal & Waktu Acara, Provinsi, Kota/Kabupaten sudah benar.
Pendaftaran Dibuka / Pendaftaran Ditutup valid.
Minimal 1 kategori aktif + harga + kuota siap.
Field pendaftaran peserta sudah sesuai kebutuhan lapangan.
FAQ sudah terisi.
Sponsor utama sudah ditampilkan.
Status diubah ke Published.

9. Pro Tips

Gunakan status Pending dulu saat setup, baru ubah ke Published setelah QA internal.
Jangan terlalu banyak field wajib di registrasi.
Tetapkan kuota realistis per kategori untuk kontrol operasional.
Setelah ubah struktur kategori/field, lakukan 1 simulasi checkout peserta dummy.

Membuat Event Offline