Membuat Event Virtual

Pendahuluan & Tujuan

Panduan ini menjelaskan cara membuat event tipe Virtual dari awal sampai siap dibuka untuk peserta. Fokus utamanya adalah memastikan periode virtual, data pendaftaran, kategori, dan alur monitoring tersusun benar.

> Note: Panduan ini berlaku untuk halaman Edit Event di Dashboard Organizer.

1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)

Isi tab Informasi Dasar Acara, lalu klik tombol Simpan Perubahan.
Isi tab Pendaftaran & Data, lalu klik tombol Simpan Pengaturan.
Isi tab Kategori Event, lalu klik tombol Tambah atau Update kategori.
(Opsional) Isi Add-ons, lalu simpan add-on.
Isi tab FAQ.
Isi tab Sponsor.
Set Status Event ke Published kalau siap jual.

2. Tab Informasi Dasar Acara

Ini pondasi event virtual. Kalau periode dan status salah, peserta tidak bisa submit progres dengan benar.

Field & opsi yang tersedia

Nama Acara (wajib): judul event di halaman publik.
Tagline Acara: kalimat pendek promosi.
Tipe Event (wajib):
Offline
Virtual
Hybrid
Penyelenggara (wajib): organisasi pemilik event.
Deskripsi Acara: aturan challenge, ketentuan validasi progres, dan informasi teknis.
Jenis Olahraga (wajib): kategori olahraga event.
Mulai Virtual: waktu mulai progres bisa dihitung.
Selesai Virtual: batas akhir progres dihitung.
Pendaftaran Dibuka, Pendaftaran Ditutup: periode transaksi pendaftaran.
Status Event:
Pending: belum tayang penuh.
Published: tayang dan bisa didaftarkan.
Completed: event selesai.

Dampak opsi penting (khusus Virtual)

Saat Tipe Event = Virtual:
Bagian Tanggal & Waktu Acara fisik tidak jadi fokus utama.
Event menggunakan periode Mulai Virtual sampai Selesai Virtual.
Jika Status Event = Published:
Event muncul di listing publik.
Peserta bisa daftar sesuai periode pendaftaran.
Jika Selesai Virtual terlalu cepat:
Peserta berisiko tidak sempat menyelesaikan target.

3. Tab Pendaftaran & Data

Bagian ini menentukan data yang harus diisi peserta saat registrasi.

Komponen utama

Aturan Kolektif
Toggle Pendaftaran Kolektif.
Input Maks Peserta / Akun.
Catatan: untuk event virtual, pendaftaran kolektif biasanya dinonaktifkan di sistem.

Preset Data Peserta
Tiap field punya:
Toggle Aktif
Toggle Wajib
Untuk field tipe pilihan, isi opsi jawaban dengan pemisah koma.

Custom Field Manual
Tombol Tambah Field.
Di setiap field, Anda bisa mengatur:
Nama Pertanyaan
Jenis Jawaban (Teks, Angka, Pilihan, Tanggal)
Wajib Diisi
Daftar Pilihan (khusus jenis Pilihan)
Tombol Hapus

Dampak

Field aktif + wajib muncul sebagai syarat di form pendaftaran peserta.
Terlalu banyak field wajib dapat menurunkan conversion pendaftaran.
Pertanyaan yang tidak jelas akan meningkatkan tiket bantuan ke tim support.

4. Tab Kategori Event

Bagian ini menentukan harga, kuota, dan pengaturan kategori challenge virtual.

Field inti kategori

Nama Kategori (wajib): contoh 5K Virtual, 10K Virtual.
Harga (IDR) (wajib).
Kuota (opsional): kosong berarti tanpa batas.
Jarak (KM): target jarak kategori (penting untuk virtual monitoring).
Peserta mendapatkan Jersey?: benefit jersey.
Deskripsi: detail manfaat kategori.

Mode partisipasi

Izinkan Offline
Izinkan Virtual

Untuk event virtual murni:

Izinkan Virtual aktif.
Izinkan Offline dikunci nonaktif.

Logistik kategori

Pada event virtual, bagian logistik bisa dipakai jika kategori memiliki racepack/medali.

Opsi yang tersedia:

Izinkan Ambil di Tempat (Pickup)
Izinkan Pengiriman Kurir (Shipping)
Mendapatkan Racepack (Jersey/Bib/dll)
Mendapatkan Medali Finisher
Kebijakan Pengiriman:
Ambil di Tempat / Tanpa Pengiriman
Kirim Sekaligus (Setelah Event)
Kirim Terpisah (Racepack di Awal, Medali di Akhir)
Estimasi Berat Racepack (Gram)
Estimasi Berat Medali (Gram)
Biaya Ongkir Sudah Termasuk Harga Tiket (Gratis Ongkir)

Early Bird

Toggle Aktifkan Harga Early Bird?
Harga Early Bird
Kuota Early Bird
Tanggal Berakhir

Tombol

Tambah / Update kategori.
Batal saat edit.
Daftar kategori yang sudah dibuat punya:
Edit
Hapus

Dampak opsi

Jarak (KM) menentukan target finish peserta virtual.
Kuota (opsional) menentukan jumlah slot pendaftaran yang bisa checkout.
Kebijakan Pengiriman: Kirim Terpisah berpotensi membuat biaya kirim 2x.
Gratis Ongkir aktif berarti peserta tidak dibebani ongkir tambahan saat checkout.

5. Tab Add-ons (Opsional, tapi penting revenue)

Tab ini untuk item tambahan di luar tiket:

Nama Item
Harga Tambahan (IDR)
(biasanya juga ada pengaturan kuota/stok di bagian lanjutan form)

Dampak

Menambah nilai transaksi rata-rata peserta.
Perlu sinkron stok agar tidak over-selling.

6. Tab FAQ

Tab ini dipakai untuk menambahkan pertanyaan dan jawaban umum khusus event virtual.

Yang perlu diisi

Pertanyaan (contoh: “Aktivitas apa saja yang valid?”)
Jawaban resmi penyelenggara

Dampak

FAQ tampil di halaman publik event.
Mengurangi pertanyaan berulang terkait sinkronisasi/validasi progres.

> Pro Tip: FAQ virtual minimal membahas: source data (Strava/manual), syarat aktivitas valid, cut-off waktu, dan alasan submission ditolak.

Tab ini dipakai untuk menampilkan partner/sponsor event di halaman publik.

Yang perlu diisi

Nama sponsor
Logo sponsor
(opsional) URL website/landing sponsor
Urutan atau prioritas penampilan (jika tersedia)

Dampak

Sponsor tampil di halaman event dan meningkatkan kredibilitas komersial.
Memudahkan pemenuhan deliverable brand partner.

8. Checklist Final Sebelum Publish (Virtual)

Tipe Event = Virtual.
Mulai Virtual dan Selesai Virtual sudah benar.
Pendaftaran Dibuka / Pendaftaran Ditutup valid.
Minimal 1 kategori aktif + harga + kuota siap.
Jarak (KM) pada kategori virtual sudah ditentukan.
Pengaturan logistik sesuai benefit kategori (jika ada racepack/medali).
FAQ sudah terisi.
Sponsor utama sudah ditampilkan.
Status diubah ke Published.

9. Pro Tips

Beri jeda waktu (buffer) antara akhir pendaftaran dan akhir periode virtual.
Pastikan aturan validasi progres tertulis jelas di deskripsi dan FAQ.
Simulasikan 1 alur peserta dummy: daftar -> submit progres -> cek status finish.
Sinkronisasi data monitoring secara berkala menjelang batas akhir event.

Membuat Event Virtual