Manajemen Pengambilan Racepack
Pendahuluan & Tujuan
Panduan ini menjelaskan cara mengelola pengambilan racepack saat event offline/hybrid di lokasi.
Tujuannya agar proses distribusi cepat, antrian terkontrol, dan status pengambilan peserta tercatat akurat di sistem.
> Note: Selalu verifikasi identitas peserta sebelum klik Tandai Diambil untuk mencegah pengambilan oleh orang yang salah.
1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)
- Masuk ke menu Pengambilan Racepack pada event yang aktif.
- Siapkan antrean dan petugas verifikasi.
- Cari peserta melalui scanner/barcode atau pencarian manual.
- Buka detail peserta untuk cek data identitas.
- Verifikasi peserta (nama, BIB, kategori, dan data pendukung).
- Klik Tandai Diambil jika data valid.
- Lanjut ke peserta berikutnya.
- Setelah sesi selesai, export rekap pengambilan untuk laporan.
2. Masuk ke Halaman Pengambilan Racepack
- Login sebagai Organizer.
- Buka Dashboard Organizer.
- Pilih organisasi yang sesuai.
- Buka menu Pengambilan Racepack.
- Pastikan event yang dipilih sudah benar sebelum memproses antrian.
3. Bedah Form & Tombol (Deep Dive)
Berikut komponen yang biasanya dipakai petugas di meja racepack:
- Input Scan / Barcode
- Fungsi: mencari peserta dengan cepat lewat QR/barcode.
- Manfaat: mempercepat proses antrean saat traffic tinggi.
- Pencarian Manual
- Fungsi: cari peserta pakai nama, email, atau nomor BIB.
- Manfaat: menjadi fallback jika scanner tidak terbaca.
- Detail Peserta
- Fungsi: menampilkan informasi penting peserta sebelum serah racepack.
- Manfaat: memastikan racepack diberikan ke orang yang tepat.
- Tandai Diambil
- Fungsi: mengubah status racepack peserta menjadi sudah diambil.
- Dampak: data peserta langsung tercatat di sistem.
- Export / Download Rekap
- Fungsi: mengunduh daftar status pengambilan racepack.
- Manfaat: dipakai untuk audit internal dan laporan operasional.
- Tutup Detail / Kembali ke Daftar
- Fungsi: menutup panel/modal detail dan kembali ke antrian utama.
4. Dampak Opsi (Impact Analysis)
Jika klik Tandai Diambil
- Status peserta berubah menjadi sudah mengambil racepack.
- Peserta yang sama tidak boleh diproses ulang tanpa pengecekan admin.
Jika salah peserta ditandai diambil
- Risiko mismatch data operasional meningkat.
- Tim perlu koreksi manual agar laporan akhir tetap valid.
Jika hanya mengandalkan scanner tanpa fallback
- Antrean bisa terhambat saat barcode rusak atau layar ponsel bermasalah.
- Waktu layanan per peserta menjadi lebih lama.
Jika tidak export rekap setelah sesi
- Sulit melakukan audit pengambilan per shift/hari.
- Menyulitkan rekonsiliasi stok racepack tersisa.
5. Prosedur Verifikasi yang Disarankan
Sebelum menyerahkan racepack:
- Minta peserta menunjukkan identitas atau bukti pendaftaran.
- Cocokkan nama dan nomor BIB di sistem.
- Pastikan kategori peserta sesuai dengan racepack yang diberikan.
- Setelah valid, baru klik Tandai Diambil.
> Note: Untuk pengambilan oleh perwakilan, ikuti SOP internal EO (surat kuasa/foto identitas/konfirmasi tambahan).
6. Checklist Final Setelah Sesi Pengambilan
- Semua peserta yang datang sudah ditandai dengan status yang benar.
- Tidak ada data ganda pada peserta yang sama.
- Rekap pengambilan sudah diunduh.
- Tim stok menerima data aktual racepack keluar.
- PIC operasional menerima laporan harian pengambilan.
7. Pro Tips
- Sediakan jalur cepat untuk peserta yang sudah siap barcode.
- Siapkan meja bantuan khusus untuk data bermasalah agar antrean utama tidak tersendat.
- Gunakan pencarian manual berdasarkan nomor BIB jika scanner bermasalah.
- Lakukan briefing singkat petugas sebelum loket dibuka.
> Pro Tip: Tetapkan satu petugas sebagai “validator final” untuk kasus data tidak cocok agar keputusan tetap konsisten.