Penjelasan Daftar Peserta
Pendahuluan & Tujuan
Halaman Daftar Peserta adalah pusat kontrol data pendaftaran event.
Di sini Anda bisa memantau status peserta, melakukan pencarian cepat, menjalankan aksi massal, dan menyiapkan data untuk operasional lapangan.
> Note: Biasakan cek event yang aktif di halaman ini sebelum melakukan aksi massal.
1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)
- Masuk ke menu Daftar Peserta pada event yang ingin dikelola.
- Gunakan pencarian dan filter untuk meninjau data peserta.
- Fokus dulu ke peserta dengan status pembayaran Sudah Bayar untuk kebutuhan operasional.
- Jalankan aksi yang diperlukan: Generate BIB, Export Data, atau aksi lain yang tersedia.
- Verifikasi hasil aksi di tabel peserta.
- Bagikan data final ke tim racepack, check-in, dan finance sesuai kebutuhan.
2. Masuk ke Halaman Daftar Peserta
- Login sebagai Organizer.
- Buka Dashboard Organizer.
- Pilih organisasi yang sesuai.
- Buka menu Daftar Peserta.
- Pastikan nama event yang tampil sudah benar.
3. Bedah Form & Tombol (Deep Dive)
Berikut komponen yang paling sering dipakai:
- Pencarian Peserta
- Fungsi: mencari peserta berdasarkan nama, email, atau nomor BIB (sesuai data yang tersedia di tabel).
- Manfaat: mempercepat pengecekan saat ada pertanyaan dari peserta.
- Filter Kategori
- Fungsi: menyaring peserta berdasarkan kategori lomba (mis. 5K, 10K, HM).
- Manfaat: memudahkan pengelolaan data per kategori.
- Filter Status Pembayaran
- Fungsi: memisahkan peserta berdasarkan status pembayaran.
- Manfaat: membantu tim fokus pada peserta yang sudah siap diproses operasional.
- Generate BIB
- Fungsi: membuat nomor BIB peserta secara otomatis.
- Dampak: nomor BIB akan dipakai lintas proses (racepack, check-in, hasil lomba).
- Reset BIB
- Fungsi: mengosongkan hasil penomoran BIB agar bisa dibuat ulang.
- Dampak: harus digunakan hati-hati karena bisa mengganggu proses lapangan jika BIB sudah dicetak/dibagikan.
- Export / Download Data Peserta
- Fungsi: mengunduh data peserta sesuai filter yang aktif.
- Manfaat: dipakai untuk produksi racepack, administrasi, dan audit.
- Tabel Peserta
- Fungsi: menampilkan data inti peserta (identitas, kategori, status pembayaran, nomor BIB, dll.).
- Manfaat: menjadi sumber verifikasi utama sebelum ambil keputusan operasional.
4. Dampak Opsi (Impact Analysis)
Jika hanya melihat peserta “Sudah Bayar”
- Operasional lebih fokus.
- Menghindari peserta belum lunas masuk ke alur race day.
Jika filter tidak direset saat ganti kebutuhan
- Data yang terlihat bisa menyesatkan.
- Keputusan operasional berisiko berdasarkan subset data yang salah.
Jika Generate BIB dijalankan terlalu cepat
- Nomor BIB berpotensi berubah berulang karena data peserta belum stabil.
- Menambah pekerjaan ulang di tim racepack dan check-in.
Jika Reset BIB dilakukan setelah distribusi berjalan
- Bisa terjadi mismatch data lapangan.
- Perlu sinkronisasi ulang ke semua PIC terkait.
Jika export tanpa cek filter
- File bisa tidak sesuai kebutuhan tim penerima.
- Risiko salah produksi dan salah pelaporan meningkat.
5. Skenario Penggunaan yang Disarankan
- Untuk Produksi Racepack
- Pakai filter status pembayaran Sudah Bayar.
- Export data per kategori jika peserta banyak.
- Untuk Tim Check-in
- Pastikan nomor BIB sudah final.
- Gunakan export terbaru sebagai file acuan.
- Untuk Audit Administrasi
- Gunakan data lebih lengkap (bisa tanpa filter ketat).
- Simpan arsip versi file dengan tanggal yang jelas.
6. Checklist Harian di Daftar Peserta
- Event yang dipilih sudah benar.
- Filter aktif sudah sesuai tujuan kerja saat ini.
- Tidak ada data peserta penting yang kosong/aneh.
- Aksi massal (generate/reset/export) sudah diverifikasi hasilnya.
- File yang dibagikan ke tim adalah versi terbaru.
7. Pro Tips
- Selalu tetapkan satu “versi data final” setiap hari untuk mencegah kebingungan tim.
- Jangan reset BIB jika proses cetak/pembagian racepack sudah berjalan.
- Pisahkan export untuk operasional dan export untuk audit agar lebih rapi.
- Gunakan pencarian cepat saat menanggapi pertanyaan peserta agar respon lebih akurat.
> Pro Tip: Lakukan generate BIB setelah pembayaran relatif stabil, lalu kunci sebagai acuan tim lapangan.