Mengundang Komunitas untuk Bekerjasama dengan Event
Pendahuluan & Tujuan
Panduan ini menjelaskan cara mengundang komunitas untuk kolaborasi promosi event melalui modul Community Partners.
Tujuannya adalah memperluas jangkauan promosi, membuat benefit khusus komunitas, dan meningkatkan penjualan tiket dari channel komunitas.
> Note: Kolaborasi dianggap aktif setelah penawaran disetujui dan status partnership menjadi Approved/Deal.
1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)
- Buka menu Partners pada event yang ingin dikolaborasikan.
- Klik Invite Partner atau Undang Partner Baru.
- Cari komunitas target dan pilih komunitas yang sesuai.
- Tentukan Tipe Benefit, Nilai Diskon, dan Alokasi Kuota.
- Kirim undangan partnership.
- Pantau status partner di daftar partner (waiting, approved, rejected).
- Buka Buka Ruang Negosiasi / Detail Partnership untuk diskusi detail.
- Jika perlu, kirim Counter Offer.
- Jika sudah sepakat, klik Setujui Tawaran.
2. Masuk ke Halaman Partnership
- Login sebagai Organizer.
- Buka Dashboard Organizer.
- Pilih organisasi yang sesuai.
- Masuk ke event target.
- Buka menu Partners / Community Partners.
3. Bedah Halaman Community Partners (List)
Berikut komponen utama di halaman daftar partner:
- Invite Partner
- Fungsi: membuka modal undangan komunitas baru.
- Dampak: memulai proses kerjasama komunitas untuk event.
- Export
- Fungsi: mengunduh rekap partner.
- Manfaat: membantu evaluasi performa kerjasama.
- Pencarian Partner
- Fungsi: mencari partner yang sudah terdaftar.
- Manfaat: mempermudah akses cepat ke partner tertentu.
- Card Total Partner
- Fungsi: menampilkan jumlah total komunitas partner.
- Insight:
- Angka rendah: perlu perluasan outreach komunitas.
- Angka tinggi: perlu prioritas partner berkinerja terbaik.
- Card Menunggu Respon
- Fungsi: menunjukkan jumlah partner yang belum merespon.
- Insight:
- Jika tinggi: lakukan follow-up komunikasi.
- Card Tiket Terjual (Partner)
- Fungsi: menampilkan kontribusi penjualan dari channel partner.
- Insight:
- Dipakai untuk menilai apakah skema benefit sudah efektif.
- Status di kartu partner (Waiting / Approved / Rejected)
- Fungsi: menampilkan tahap negosiasi.
- Insight:
- Banyak status waiting: follow-up lebih aktif.
- Banyak rejected: evaluasi nilai diskon/kuota yang ditawarkan.
4. Bedah Modal Undangan Partner
Saat klik Invite Partner, biasanya Anda mengisi:
- Cari Komunitas
- Fungsi: mencari nama komunitas target.
- Tipe Benefit
- Opsi:
- Persentase (%)
- Nominal (Rp)
- Dampak:
- Persentase cocok untuk variasi harga kategori.
- Nominal cocok untuk promo dengan nilai tetap.
- Nilai Diskon
- Fungsi: menentukan besar benefit untuk anggota komunitas.
- Alokasi Kuota
- Fungsi: menentukan berapa peserta yang bisa memakai benefit partner.
- Kirim Undangan
- Fungsi: mengirim proposal awal ke komunitas.
5. Bedah Halaman Detail Partnership (Negosiasi)
Saat membuka detail partner, komponen pentingnya:
- Rincian Penawaran
- Menampilkan nilai diskon, tipe benefit, dan kuota saat ini.
- Ubah Angka (Counter Offer)
- Fungsi: membuka mode edit untuk revisi penawaran.
- Dampak: memulai putaran negosiasi baru.
- Kirim Counter Offer
- Fungsi: mengirim revisi angka + catatan ke komunitas.
- Dampak: status partnership kembali menunggu respon komunitas.
- Setujui Tawaran
- Fungsi: menyetujui proposal final.
- Dampak:
- Status menjadi deal/approved.
- Voucher partner biasanya otomatis aktif sesuai konfigurasi sistem.
- Riwayat Negosiasi
- Fungsi: melihat semua percakapan dan perubahan angka.
- Manfaat: audit keputusan dan transparansi komunikasi.
- Kirim Pesan Cepat
- Fungsi: komunikasi singkat tanpa ubah angka penawaran.
- Manfaat: mempercepat klarifikasi sebelum keputusan final.
6. Dampak Opsi (Impact Analysis)
Jika pakai benefit Persentase
- Potongan menyesuaikan harga tiket.
- Cocok untuk event dengan variasi kategori harga.
Jika pakai benefit Nominal
- Potongan tetap dan mudah dipahami peserta.
- Lebih mudah dikontrol untuk budget promo.
Jika kuota terlalu kecil
- Benefit cepat habis.
- Komunitas bisa kurang antusias karena akses terbatas.
Jika kuota terlalu besar tanpa kontrol
- Risiko margin tergerus terlalu dalam.
- Promosi bisa tidak efisien jika partner kurang aktif menjual.
Jika langsung approve tanpa negosiasi yang jelas
- Potensi mismatch ekspektasi antara EO dan komunitas.
- Bisa memicu revisi kebijakan di tengah campaign.
7. Checklist Final Sebelum Menyetujui Partnership
- Komunitas yang dipilih sudah benar.
- Tipe benefit dan nilai diskon sesuai strategi event.
- Kuota alokasi sesuai kapasitas dan target margin.
- Catatan negosiasi sudah terdokumentasi jelas.
- Tim internal (marketing/finance/operasional) sudah sinkron.
- Status akhir partner sudah sesuai keputusan (approved/rejected).
8. Pro Tips
- Mulai dengan kuota konservatif, lalu naikkan berdasarkan performa penjualan partner.
- Bedakan skema partner besar vs partner baru agar biaya promosi tetap terkendali.
- Pantau kartu Tiket Terjual (Partner) secara mingguan untuk evaluasi.
- Gunakan pesan cepat untuk follow-up sebelum mengirim counter offer baru.
> Pro Tip: Simpan template penawaran standar (diskon + kuota + syarat) agar proses negosiasi lebih cepat dan konsisten.