Mengatur pengiriman racepack dan medali

Mengatur Pengiriman Racepack dan Medali

Pendahuluan & Tujuan

Panduan ini menjelaskan cara mengelola distribusi racepack dan medali dari halaman Logistik & Pengiriman. Tujuan utamanya adalah memastikan setiap peserta menerima paket dengan status yang akurat, baik melalui kurir maupun ambil langsung.

> Note: Panduan ini berlaku untuk halaman Logistik & Pengiriman di Dashboard Organizer.

1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)

Buka halaman Logistik & Pengiriman dan pastikan event yang dipilih sudah benar.
Pilih tab data yang sesuai: Semua, Perlu Racepack, atau Perlu Medali.
Pilih metode distribusi: Perlu Dikirim, Ambil di Lokasi, atau Semua.
Gunakan kolom pencarian untuk mempersempit peserta.
Jalankan aksi per peserta (Booking, Sync, Label, Tandai Diambil) sesuai kebutuhan.
Gunakan aksi massal bila peserta banyak.
Lakukan sinkronisasi status kurir secara berkala sampai distribusi selesai.

2. Header & Ringkasan

Bagian ini memberikan gambaran cepat kondisi operasional distribusi.

Elemen yang tersedia

Judul halaman: Logistik & Pengiriman
Nama event aktif
Tombol Ekspor Laporan
Tombol Update Status Kurir
Kartu ringkasan:
Racepack Pending
Medali Finisher Pending
Kebijakan Logistik

Dampak opsi penting

Update Status Kurir akan menyegarkan status pengiriman berdasarkan data tracking terbaru.
Kartu ringkasan membantu tim menentukan prioritas aksi harian.

3. Filter Utama & Navigasi Data

Bagian ini menentukan data peserta yang ditampilkan sebelum menjalankan aksi.

Komponen utama

Tab data:
Semua
Perlu Racepack
Perlu Medali
Filter metode:
Perlu Dikirim
Ambil di Lokasi
Semua
Kolom pencarian: Cari Nama / BIB...
Checkbox pemilihan peserta (per baris dan pilih semua)

Dampak

Filter hanya mengubah tampilan daftar, bukan mengubah data peserta.
Filter yang tepat membuat aksi massal lebih aman dan minim salah target.

4. Aksi Per Peserta (Baris Tabel)

Setiap baris peserta memiliki tombol aksi yang berbeda tergantung status dan metode distribusi.

Racepack / Medali via kurir

Booking: membuat pengiriman/resi untuk item peserta.
Label: membuka/unduh label pengiriman.
Info: melihat riwayat tracking pada modal.
Sync: memperbarui tracking untuk peserta tersebut.

Pickup di lokasi

Tandai Diambil: menandai item sudah diserahkan ke peserta.

Informasi status yang ditampilkan

Status item (Pending, Ready, Shipping, Delivered, Diambil)
Metode distribusi (Shipping/Pickup)
Informasi kurir + nomor resi (jika ada)

Dampak

Tombol aksi langsung mengubah status operasional di sistem.
Status yang akurat membantu CS, panitia, dan peserta melihat progres yang sama.

5. Aksi Massal (Peserta Banyak)

Saat volume peserta tinggi, gunakan fitur massal agar pekerjaan lebih cepat.

Tombol massal

Mass Booking Racepack/Medali
Download Label (ZIP)

Alur aman

Centang peserta yang tepat (atau gunakan pilih semua sesuai filter).
Pastikan tab dan metode sudah benar.
Jalankan aksi massal.

Dampak

Menghemat waktu operasional secara signifikan.
Jika filter salah, risiko salah booking massal ikut naik.

Modal tracking dipakai untuk audit perjalanan paket.

Judul tracking (Racepack/Medali)
Nomor resi
Waktu update terakhir
Timeline status tracking

Dampak

Membantu tim support menjawab komplain peserta dengan data real-time.
Membantu identifikasi paket yang tertahan (stuck).

7. Penjelasan Opsi Logistik (Yang Sering Ditanyakan)

Berikut dampak konfigurasi yang biasanya sudah ditentukan dari kategori event:

Ambil di Tempat / Tanpa Pengiriman:
Peserta mengambil item di lokasi.
Tidak ada alur kurir/resi.

Kirim Sekaligus (Setelah Event):
Racepack dan medali dikirim satu kali paket (jika keduanya tersedia).
Operasional lebih sederhana.

Kirim Terpisah (Racepack di Awal, Medali di Akhir):
Pengiriman dilakukan dua tahap.
Potensi biaya kirim bisa menjadi dua kali sesuai kebijakan event.

Biaya Ongkir Sudah Termasuk Harga Tiket (Gratis Ongkir):
Peserta tidak dibebani ongkir tambahan saat checkout.
EO menanggung biaya pengiriman dalam struktur harga tiket.

8. Checklist Final Distribusi

Event yang dipilih sudah benar.
Filter tab dan metode sudah sesuai target.
Peserta prioritas sudah diproses booking/label.
Status pickup sudah ditandai untuk peserta yang mengambil langsung.
Sinkronisasi status kurir sudah dijalankan berkala.
Tidak ada peserta terlewat pada tahap akhir distribusi.

9. Pro Tips

Proses racepack lebih dulu, lalu medali finisher setelah validasi hasil.
Jalankan Update Status Kurir minimal 1-2 kali per hari saat periode sibuk.
Gunakan Download Label (ZIP) untuk pekerjaan packing batch.
Simpan ritme kerja: filter -> aksi -> verifikasi -> sinkron.

Mengatur pengiriman racepack dan medali