Cara Mencairkan Dana Event
Pendahuluan & Tujuan
Panduan ini menjelaskan cara mencairkan dana event dari menu Keuangan di Dashboard Organizer.
Tujuannya agar proses pencairan dana berjalan aman, cepat, dan minim penolakan karena data belum siap.
> Note: Sebelum ajukan pencairan, pastikan data rekening organisasi sudah benar di menu pengaturan organisasi.
1. Alur Kerja Paling Aman (Urutan)
- Masuk ke menu Keuangan di Dashboard Organizer.
- Cek ringkasan saldo dan transaksi event.
- Pastikan transaksi bermasalah/refund sudah ditinjau.
- Klik tombol Ajukan Penarikan Dana.
- Isi nominal penarikan sesuai saldo yang tersedia.
- Kirim pengajuan.
- Pantau status pengajuan di riwayat pencairan.
- Cocokkan dana masuk ke rekening dengan laporan internal tim finance.
2. Masuk ke Halaman Keuangan
- Login sebagai Organizer.
- Buka Dashboard Organizer.
- Pilih organisasi yang sesuai.
- Buka menu Keuangan.
- Pastikan Anda melihat data event/periode yang benar sebelum mengajukan pencairan.
3. Bedah Form & Tombol (Deep Dive)
Berikut komponen yang biasanya ada di halaman keuangan:
- Ringkasan Keuangan
- Fungsi: menampilkan total pemasukan, saldo tersedia, dan indikator performa keuangan.
- Manfaat: membantu menentukan kapan waktu terbaik untuk menarik dana.
- Daftar Transaksi
- Fungsi: menampilkan detail transaksi pembayaran peserta.
- Manfaat: memudahkan audit sebelum pencairan.
- Filter / Pencarian Transaksi
- Fungsi: memfilter transaksi berdasarkan status atau kata kunci tertentu.
- Manfaat: mempercepat pengecekan data saat ada komplain peserta atau selisih laporan.
- Export Laporan
- Fungsi: mengunduh data keuangan untuk rekonsiliasi internal.
- Manfaat: mempermudah tim finance menyusun laporan dan arsip.
- Ajukan Penarikan Dana
- Fungsi: membuka form pengajuan pencairan.
- Kapan dipakai: saat saldo siap ditarik dan data rekening valid.
- Nominal Penarikan
- Fungsi: menentukan jumlah dana yang ingin dicairkan.
- Saran: ajukan sesuai saldo yang dapat dicairkan, jangan melebihi batas sistem.
- Kirim Pengajuan
- Fungsi: mengirim request pencairan ke sistem untuk diproses.
- Dampak: pengajuan masuk ke antrean verifikasi.
4. Dampak Opsi (Impact Analysis)
Jika nominal penarikan terlalu besar
- Pengajuan bisa ditolak karena melebihi saldo tersedia.
- Proses cair tertunda karena perlu ajukan ulang.
Jika data rekening belum valid
- Pengajuan dapat tertahan/ditolak.
- Tim perlu memperbaiki data organisasi dulu sebelum request ulang.
Jika pengajuan dilakukan sebelum rekonsiliasi
- Risiko selisih laporan internal meningkat.
- Bisa muncul kebingungan saat penutupan laporan event.
Jika tidak memantau status pengajuan
- Tim tidak tahu kapan dana sudah diproses.
- Perencanaan pembayaran vendor bisa terganggu.
5. Memahami Status Pencairan
Umumnya status pencairan akan bergerak seperti ini:
- Menunggu Diproses: pengajuan sudah masuk, menunggu verifikasi.
- Diproses: pengajuan sedang diproses oleh sistem/tim terkait.
- Berhasil: dana sudah dikirim ke rekening tujuan.
- Ditolak/Gagal: ada kendala data atau ketentuan, perlu perbaikan dan pengajuan ulang.
> Note: Nama status bisa sedikit berbeda di UI, tetapi alur umumnya tetap sama.
6. Checklist Sebelum Ajukan Penarikan
- Data rekening organisasi sudah benar.
- Nominal pengajuan tidak melebihi saldo tersedia.
- Transaksi/refund sudah direkonsiliasi.
- Tim finance internal sudah menyetujui nominal yang akan ditarik.
- Laporan transaksi terbaru sudah diexport untuk arsip.
- PIC keuangan siap memantau status hingga selesai.
7. Pro Tips
- Ajukan pencairan secara berkala (mis. mingguan) untuk menjaga cashflow.
- Hindari ajukan nominal “pas mepet” jika masih ada transaksi yang belum settle.
- Simpan bukti status pencairan untuk audit internal dan laporan stakeholder.
- Sinkronkan jadwal payout dengan jadwal pembayaran vendor utama.
> Pro Tip: Lakukan satu kali pencairan final setelah event selesai dan semua refund sudah ditutup.